Das Wohnungseigentumsgesetz sieht im Rahmen des Wohnungseigentums auch einen Verwaltungsbeirat mit beratender Funktion vor. Dieser Beirat ist jedoch nicht zwingend gesetzlich vorgeschrieben. Er dient als Gremium der eigenverantwortlichen Selbstverwaltung. Die grundsätzlichen gesetzlich vorgegebenen Pflichten und Aufgaben eines Verwaltungsbeirats sind unterstützender Natur. Dieser Beirat kein handelndes Organ und hat keine Befugnis, die Wohnungseigentümergemeinschaft zu vertreten. Das bedeutet, die Wohnungseigentümergemeinschaft ist auch ohne Verwaltungsbeirat in vollem Umfang handlungs- und funktionsfähig. Jedoch muss der Verwalter mit dem Beirat zusammenarbeiten und ihm auf Verlangen sämtliche Unterlagen zur Verfügung stellen. Die Eigentümergemeinschaft kann dem Beirat auch für bestimmte Situationen besonders ermächtigen.
Bestellung des Beirats
Es gibt zwei Arten, einen Verwaltungsbeirat zu bestellen. Wohnungseigentümer können bei einer Eigentümerversammlung die Bestellung eines Verwaltungsbeirats beschließen. Dazu genügt eine einfache Stimmenmehrheit. Der zweite Fall ist, dass die Gemeinschaftsordnung einer Wohnungsgemeinschaft einen Verwaltungsbeirat zwingend vorsieht und daher bestellt. Ein derartiger Beirat besteht laut gesetzlicher Regelung aus drei Personen, die Gemeinschaftsordnung kann aber auch eine andere Anzahl an Mitgliedern vorschreiben. Ansonsten widerspricht es ordnungsgemäßer Verwaltung, wenn dieser Beirat aus mehr oder weniger als drei Mitgliedern besteht.
Aufgaben des Beirats
Die wichtigsten Aufgaben eines Verwaltungsbeirats drehen sich um Unterstützen und Kontrollieren des Verwalters sowie Prüfung der Wirtschaftspläne und Abrechnungen:
- Unterstützung des Verwalters: Einholung von Kostenangeboten für Sanierungsmaßnahmen, Vorbereitung der Wohnungseigentümerversammlung und regelmäßiger Information der Eigentümer, Überwachung der Einhaltung der Hausordnung, Mitwirkung bei Reparaturarbeiten
- Abrechnungen überprüfen: Wirtschaftsplan, die Abrechnung über den Wirtschaftsplan, Rechnungslegungen und Kostenanschläge prüfen auf die richtige Anwendung des Verteilerschlüssels, rechnerische Schlüssigkeitsprüfung, Bankkonten und Buchungskonten, Einnahmen und Ausgaben sowie Bestand am Jahresanfang und Jahresende, Anfangs- und Endbestand zwischen aufeinanderfolgenden Jahresabrechnungen, sachliche Richtigkeit einzelner Ausgaben, Stichproben bei Rechnungen die Eigentümergemeinschaft, Gesamteindruck zur finanziellen Situation der Eigentumsanlage, Prüfungsbericht für die Wohnungseigentümer in mündlicher oder schriftlicher Form
Einberufung der Eigentümerversammlung
Der Verwalter muss mindestens ein Mal im Jahr eine Eigentümerversammlung einberufen. Weitere Versammlungen sind nicht erforderlich, außer es gibt besondere Gründe. Dies kann etwa eine Vereinbarung der Wohnungseigentümer sein oder wenn mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer schriftlich unter Angabe der Gründe die Einberufung verlangt. Sollte der Verwalter nachweislich seiner Verpflichtung nicht nachkommen, kann auch der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder dessen Stellvertreter die Versammlung einberufen.
