Betriebskostenabrechnungen

Ein hoher Anteil der monatlichen Wohnkosten entfällt auf die Betriebskosten. Dies sind all jene Kosten, die ein Eigentümer als Lasten des Grundstücks begleichen muss als eine Teilmenge der Bewirtschaftungskosten einer Immobilie. Daher müssen Regelungen zu den Betriebskosten auch in jedem Mietvertrag deutlich ausgewiesen sein. Laut § 556 Abs. 2 S. 1 BGB besteht die Möglichkeit, entweder Vorauszahlungen mit späterer Abrechnung zu vereinbaren oder die Betriebskosten insgesamt über eine angemessene Pauschale abzugelten. In den jährlichen Betriebskostenabrechnungen ist ausgewiesen, ob ein Mieter das Jahr über zu viel bezahlt hat, dann gibt es eine Gutschrift. Waren die Betriebskosten jedoch höher als der eingezahlte Betrag, muss der Mieter diese Differenz bezahlen.

Betriebskosten laut Mietrechtsgesetz

In der Praxis unterscheidet mal umlegbare oder umlagefähige Betriebskosten und nicht umlegbare Instandhaltungs- oder Instandsetzungskosten. Letztere sind grundsätzlich bereits in der Miete enthalten. Laufende Kosten für Wartung und Inspektion, etwa für einen Lift, sind aber umlegbar, ebenso Kosten für Kleinreparaturen.

Welche Betriebskosten den Mietern verrechnet werden dürfen und welche nicht, hängt nicht zuletzt vom Mietrechtsgesetz ab. Diese Betriebskosten muss der Mieter mittragen:

• Kaltwasserkosten
• Versicherungsprämien für Feuer, Haftpflicht und Leitungswasserschaden; Zustimmung von mehr als der Hälfte der Mieter ist notwendig bei Umwälzung von Versicherungen für Glasbruch und Sturmschäden
• Laufende Betriebskosten von Gemeinschaftsanlagen, wie etwa Wartung, Service und Strom für eine Liftanlage oder die Heizung in Gemeinschaftsräumen
• Öffentliche Abgaben für die Immobilie, wie etwa die Grundsteuer
• Aufwendungen für die Hausbetreuung und das Verwaltungshonorar
• Kosten für Rauchfangsäuberung und -wartung, Kanalräumung, Schädlingsbekämpfung und Müllabfuhr

Nicht unter Betriebskosten fallen:

• Kosten für Heizung, Warmwasser und Strom in den Wohnungen
• Anschluss an das öffentliche Wasserversorgungsnetz
• Behebung von Rohrbrüchen sowie Reparaturkosten von der Gemeinschaft dienenden Anlagen, wie Kamin, Stiegenhauslicht oder Gegensprechanlage
• Kosten wie Porto, Bankspesen, Telefongebühren und Zinsen für die Hausverwaltung
• Rechtsanwaltskosten, Mietzinsrückstände oder Delogierungskosten und Kosten für Entrümplung
• Kosten für besondere Ausstattung, etwa eine Taubenwehranlage

Form von Betriebskostenabrechnungen

Betriebskosten sind jährlich abzurechnen, wenn Vorauszahlungen vereinbart worden sind. Die Betriebskostenabrechnung ist im § 556 Abs. 3 BGB geregelt und muss mindestens folgende Angaben enthalten:

• eine Zusammenstellung der Gesamtkosten für die gesamte Liegenschaft
• eine Angabe und Erläuterung des verwendeten Verteilerschlüssels
• eine Berechnung des Anteils für die jeweilige Wohnung, für jede Betriebskostenart
• die Anrechnung der Vorauszahlungen
• eine Ausweisung des Abrechnungszeitraums (höchstens ein Jahr)
• ein Vorlagedatum, spätestens ein Jahr nach dem Ende der Abrechnungsperiode

Sollte eine Betriebskostenabrechnung formell wirksam sein, jedoch inhaltliche oder materielle Fehler enthalten, kann der Vermieter diese auch nach Ablauf der Jahresfrist noch berichtigen. Ein Mieter kann hingegen auch nach Ablauf der Jahresfrist noch zu hoch verrechnete Betriebskostenvorauszahlungen zurückfordern. Der Einspruch muss jedoch innerhalb einer Jahresfrist ab Erhalt der Abrechnung erhoben werden.