Eine Nebenkostenabrechnung oder Betriebskostenabrechnung gehört zu den jährlichen Pflichten eines Vermieters. Eine Voraussetzung ist, dass dieser Mieter zusammen mit der Miete monatliche Nebenkostenvorauszahlungen leistet. Da für diese Abrechnung unbedingt bestimmte Angaben gesetzlich vorgeschrieben sind, gibt es für das Erstellen der Nebenkostenabrechnung Muster und Vorlagen im Internet. Vor dem Gesetz fehlerhafte Nebenkostenabrechnungen kommen häufig vor, werden aber von den Mietern oft nicht als fehlerhaft erkannt. Daher empfiehlt es sich für Mieter, jede Abrechnung der Nebenkosten gegen eine geringe Gebühr vom Mieterschutzbund prüfen zu lassen.
Notwendige Angaben für die Nebenkostenabrechnung
Um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen, muss die Nebenkostenabrechnung zwingend bestimmte Angaben enthalten:
- den Abrechnungszeitraum
- die Gesamtkosten
- den Umlageschlüssel
- die Berechnung des Anteils des Mieters
- den Abzug der geleisteten Vorauszahlungen.
Der Umlageschlüssel für die Nebenkosten ist in den Vereinbarungen im Mietvertrag festgehalten. Üblicherweise richten sich die Nebenkosten nach der Wohnfläche, wenn nichts anderes vereinbart ist. Nebenkosten, die von einem erfassten Verbrauch oder einer erfassten Verursachung durch den Mieter abhängen, müssen auf einem entsprechenden Umlageschlüssel beruhen.
Abrechnungsfristen
Für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung hat der Vermieter ein Jahr Zeit, gerechnet vom Ende des Abrechnungszeitraums an. Beispielsweise wäre die Nebenkostenabrechnung für das Kalenderjahr 2018 spätestens bis zum 31.12.2019 fällig. Sollte der Vermieter die Frist für die Nebenkostenabrechnung nicht einhalten, hat er keinen Anspruch mehr auf mögliche Nachzahlungen. Jedoch gilt dies nicht im umgekehrten Fall. Auch bei einer verspäteten Abrechnung des Vermieters muss er ein vorhandenes Nebenkostenguthaben an den Mieter auszahlen.
Widerspruchsfristen
Sollte die Abrechnung fehlerhaft sein, hat der Mieter ein Jahr nach dem Erhalt der Abrechnung Zeit, Widerspruch einzulegen. Versäumt der Mieter diese Frist, kann er keine Einwendungen mehr vorbringen, es sei denn, die Verspätung war nicht sein Verschulden.
Für den Anspruch des Mieters auf Erteilung einer Abrechnung der Nebenkosten gilt eine Verjährungsfrist von drei Jahren, gerechnet vom Ende der Abrechnungsfrist.
Der Anspruch des Vermieters auf Nachzahlungen aus einer Nebenkostenabrechnung verjährt innerhalb von drei Jahren. Diese Frist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem dieser Anspruch entstanden ist. Der Nachzahlungsanspruch wiederum entsteht frühestens mit Erteilung einer wirksamen Nebenkostenabrechnung.
