Die Eigentümer einer Wohnung in einem Mehrparteienhaus sind auch automatisch Mitglieder einer Eigentümergemeinschaft. Ihnen gehört nicht nur die Wohnung als sogenanntes Sondereigentum, sondern auch ein Teil des Gemeinschaftseigentums. Zum Gemeinschaftseigentum zählen das Grundstück, auf dem das Gebäude steht, und jene Teile und Einrichtungen im Wohnhaus, die von allen Eigentümern gemeinschaftlich genutzt werden. Das sind beispielsweise Treppenhaus, Keller, Speicher und die gemeinsame Heizungsanlage. Alle Wohnungseigentümer sind auch verpflichtet, sich die anfallenden laufenden Kosten für Gemeinschaftseigentum teilen, wie etwa für die Verwaltung und Instandhaltung der Immobilie. Zu diesem Zweck dient üblicherweise die Instandhaltungsrücklage oder die Sonderrücklage, welche die Eigentümergemeinschaft pro Jahr zurückstellen muss.
Höhe der Rücklagen
Das Gesetz spricht von Rücklagen in angemessener Höhe und schreibt keine konkreten Mindestsätze vor. Die Rücklagenhöhe ist unter anderem von Zustand, Alter, Ausstattung und Reparaturanfälligkeit der Immobilie abhängig. Üblicherweise tragen alle Eigentümer durch einen monatlichen Beitrag zur den Rücklagen für die Immobilie bei, abhängig von den jeweiligen Eigentumsanteilen ab. Eine Faustregel lautet, dass eine Kalkulation die voraussichtlichen Sanierungsarbeiten in den kommenden zehn bis 15 Jahren umfassen sollte, um in dringenden Fällen eine allfällige Instandsetzung leicht finanzieren zu können.
Rücklagen der Eigentümergemeinschaft
Laut Wohnungseigentumsgesetz ist jede Eigentümergemeinschaft verpflichtet, eine Instandhaltungsrücklage, auch Instandhaltungsrückstellung, Reparaturfonds oder Erneuerungsfonds, in angemessenem Rahmen zu bilden. Diese Rücklage dient für modernisierende Instandsetzung und Instandhaltung der Immobilie, aber auch für mögliche anfallende dringende Reparaturen. Die Instandhaltungsrücklage ist zweckgebunden, jedoch haben die Mitglieder der Eigentümergemeinschaft das Recht, über die Art der Renovierungsarbeiten zu entscheiden.
Jedoch muss eine kleinere Reparatur nicht unbedingt aus der Instandhaltungsrücklage finanziert werden. Für diese Zwecke gibt es auch die Sonderumlage, einen einmalig zu zahlenden Geldbetrag. Diese Sonderumlage kommt üblicherweise zur Deckung kleinerer Reparaturarbeiten zum Einsatz, um die Instandhaltungsrücklage besser unangetastet zu lassen. Es ist auch möglich, dass die Instandhaltungsrücklage für eine Reparatur oder Sanierung nicht ausreicht und daher auf die Sonderrücklage zurückgegriffen wird. Üblicherweise entscheidet die Eigentümergemeinschaft in einer Mehrheit, ob und in welcher Höhe die Bildung einer Sonderumlage nötig ist.
Rückstellung oder Rücklage
Im allgemeinen Sprachgebrauch kommt meist der Begriff Instandhaltungsrücklage vor, obwohl es sich aus kaufmännischer Sicht bei der Instandhaltungsrückstellung eigentlich um eine Rückstellung handelt. Denn die Gelder sind zweckgebunden für Reparaturen und gehören nich tzum Eigenkapital, was bei einer echten Rücklage der Fall wäre.
