Die Eigentümerversammlung hat höchste Wichtigkeit für Wohnungseigentümer in einer Wohngemeinschaft. Sie ist das zentrale Gremium, wo Beratungen stattfinden und Entscheidungen über die wesentlichen Verwaltungsangelegenheiten zustande kommen. Diese Versammlung muss mindestens einmal im Jahr stattfinden. Wird eine Eigentümerversammlung einberufen, müssen bestimmte Regeln beachtet werden. Die wichtigste Regelung für die Beschlussfähigkeit der Eigentümerversammlung ist, dass sie unter Ausschluss der Öffentlichkeit stattfinden muss. Damit die Beschlüsse für gültig erklärt werden können, müssen die anwesenden Eigentümer mehr als die Hälfte aller Miteigentumsanteile vertreten.
Einberufung zur Eigentümerversammlung
Wird von der Verwaltung zu einer Eigentümerversammlung eingeladen, nennt man dies auch die Einberufung zur Versammlung. Diese muss laut Wohnungseigentumsgesetz in schriftlicher Form geschehen, also in Form eines Briefes. Dazu kommt vor allem der klassische Brief infrage.
Die schriftliche Einberufung für eine Eigentümerversammlung muss enthalten:
- Den Ort der Versammlung
- Den genauen Termin mit Uhrzeit, Wochentag, Datum
- Einen Hinweis auf eine eventuelle Zweitversammlung, direkt im Anschluss an die Erstversammlung, falls bei der Versammlung die Beschlussfähigkeit doch nicht gegeben sein sollte
- Die Tagesordnung mit den Beschlussthemen
- Die genaue Auflistung der Jahresabrechnung sowie eine Liste aller Einzelabrechnungen (das sogenannte Hausgeld)
- Einen Wirtschaftsplanentwurf für das folgende Jahr, meist in Form einer Anlage. Denn Normalfall muss auch darüber abgestimmt werden.
Die Einberufung einer Eigentümerversammlung über eine E-Mail ist vom rechtlichen Standpunkt aus ebenfalls möglich. Diese Vorgangsweise ist jedoch selten, da man nicht voraussetzen kann, dass alle Wohnungsbesitzer in einer Wohngemeinschaft über Internet und Computer beziehungsweise Smartphone verfügen. Das dürfte besonders bei älteren Menschen der Fall sein.
Einberufung und Fristen
Wenn die Verwaltung eine Eigentümerversammlung einberuft, sollte dafür mindestens eine zweiwöchige Frist gewahrt bleiben. Nach Möglichkeit sollten die Versammlungen auch in einem Gebäude der Wohngemeinschaft selbst oder in der Nähe der Immobilie stattfinden. Außerdem muss die Uhrzeit auch allen berufstätigen Miteigentümern zumutbar sein. Wer zu dieser Versammlung eingeladen werden muss, ergibt sich aus den Einträgen im Grundbuch.
