Alle Besitzer einer Eigentumswohnung sind zugleich Teil einer Wohnungseigentümergemeinschaft mit zahlreichen Rechten und Pflichten. Zu den Pflichten gehört es, das sogenannte Hausgeld oder Wohngeld zu entrichten. Dieses nutzt die Hausverwaltung, um die Gemeinschaftsimmobilie in gutem Zustand zu halten. Ein Verwalter agiert auch als Vertreter der Wohngemeinschaft und schließt beispielsweise Verträge mit Handwerkern oder auch Dienstleistern ab. Durch die WEG Reform 2020 haben Verwalter auch mehr Möglichkeiten, in Eigenverantwortung zu handeln. Eine unseriöse Hausverwaltung erkennen zu können, ehe für die Gemeinschaft Schaden entsteht, ist daher besonders wichtig.
Gründe und Warnzeichen
Eine schlecht funktionierende Hausverwaltung hat stets mehrere Ursachen. Vielfach liegt es an mangelnder Ausbildung und Arbeitsleistung des Verwalters. Fehlt dem Verwalter offensichtlich die Kompetenz und der Arbeitswille, ist es meist auch notwendig, die Finanzsituation genauer prüfen zu lassen. Der Verwaltungsbeirat kann zu streng oder auch zu lax agieren. In den schlimmsten Fällen geht es um Untreue, Unterschlagung und den Bruch von Gesetzen. Als Wohnungsbesitzer sollte man daher stets die Gelegenheit nutzen, in den Versammlungen der Wohnungseigentümergemeinschaft genaueren Einblick in die Verwaltung zu erhalten.
Es gibt einige Warnzeichen, die Sie eine unseriöse Hausverwaltung erkennen lassen, wie etwa Unregelmäßigkeiten bei der Eigentümerversammlung selbst oder verspätete Einladungen und Protokolle. Ein weiteres Warnsignal ist eine plötzliche Erhöhung des Hausgelds. Dies können inkompetente und ungünstige Verträge mit Anbietern, Handwerkern und Versicherungen verursachen. Bei stark überhöhten Beiträgen ohne nachvollziehbare Gründe wie etwa Reparaturen oder Sanierungen liegt der Verdacht der Untreue nahe. Die Instandhaltungsrücklage kann ebenfalls ein Warnzeichen sein, wenn diese zweckentfremdet wird oder wenn der Zustand der Immobilie schlecht ist trotz hoher Rücklagensummen.
Unregelmäßigkeiten bei der Eigentümerversammlung
Eine unseriöse Hausverwaltung erkennen Sie auch schnell, wenn es um die Organisation der Eigentümerversammlung geht:
- verspätete Einladungen oder späte Zusendung des Protokolls der Eigentümerversammlung, sodass die Frist für eine Anfechtungsklage verstreicht
- ignorieren von rechtzeitig korrekt eingebrachten Tagesordnungspunkten
- Entzug des Rederechts während der Versammlung ohne erkennbaren Grund
- ignorieren des Rechts zur Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen der Wohnungseigentümergemeinschaft.
- kein formaler Sitzungsablauf mit Abstimmung zu den einzelnen Tagesordnungspunkten
- fehlerhafte Wiedergabe von Beschlüssen in der Eigentümerversammlung oder sogar falsches Protokoll
- keine Kopie der Anwesenheitsliste beziehungsweise Verweigerung, eine Eigentümerliste zur Verfügung zu stellen
- Beschlüsse der Hausverwaltung werden nicht umgesetzt
Unseriöser Verwalter
Eine unseriöse Hausverwaltung erkennen Sie am einfachsten an der Person des Verwalters selbst. Ein Verwalterwechsel ist anzuraten, wenn einige oder mehrere der folgenden Punkte zutreffen:
- Der Verwalter verhält sich aggressiv oder gar bedrohlich.
- Diverse Handwerker und Dienstleister möchten nicht mehr mit diesem Verwalter zusammenarbeiten.
- Für Instandhaltungsmaßnahmen holt der Verwalter keine Vergleichsangebote ein, sondern schanzt die Aufträge stets denselben Anbietern zu, oft zu überhöhten Preisen.
- Termine verstreichen und es gibt keine Antworten auf Briefe, Einschreiben oder E-Mails.
- Die Antworten des Verwalters sind nachweislich falsch beziehungsweise erlogen.
- Diverse wichtige Routinearbeiten an und um die Immobilie (Rasenmähen, Schneeräumung) bleiben unerledigt oder erfolgen halbherzig und schlampig.
- Diverse gefasste und schriftlich festgehaltene Beschlüsse aus den Versammlungen werden nicht umgesetzt.
- Der Verwalter ist lange Zeit und ohne ersichtlichen Grund telefonisch nicht erreichbar.
- Häufige Änderung von Kontaktdaten und Telefonnummern, ohne die Eigentümer per E-Mail, per Aushang oder auf einer Eigentümerversammlung zu informieren.
- Einzelne Miteigentümer erhalten vom Verwalter ohne Berechtigung freie Hand.
- Der Verwaltervertrag enthält fragwürdige Formulierungen und Rechtschreibfehler.
Einsicht in Verwaltungsunterlagen
Die Wohnungsbesitzer haben seit der WEG Reform 2020 mehr Möglichkeiten der Kontrolle und sollten diese auch nutzen. Der Einblick in Verwaltungsunterlagen bringt Klarheit, ob es Unregelmäßigkeiten in den finanziellen Angelegenheiten der Wohngemeinschaft gab. In diesem Fall können Wohnungseigentümer die Beendigung des Vertrages mit dem Verwalter verlangen. Verweigert die Hausverwaltung die Einsichtnahme, ist dies ebenfalls ein Warnzeichen für eine unseriöse Verwaltung.
Fehlt dem Verwalter nur die nötige Fachkenntnis für die reibungslose Abwicklung, kann die Gemeinschaft den nachweislichen Abschluss einer entsprechenden Ausbildung innerhalb der nächsten drei Jahre verlangen.
